Friendoffriends
Att ställa in möten eller boka konferensrum är inte nödvändigtvis aktiviteter du tycker om. Outlook har sätt att hantera detta åt dig, så tveka inte att lära dig hur du använder Outlook Scheduling Assistant.
Låt oss anta att du har fått i uppgift att planera ett möte med flera deltagare. Du ställer in mötet och skickar ut det utan att du har något sätt att se till att alla faktiskt kan komma. Vad händer sen?
Istället för att sluta med flera svar som säger att de antingen inte är tillgängliga eller vill föreslå en ny tid, låt schemaläggningsassistenten göra det tunga lyftet.
Hur kan jag använda Outlook Scheduling Assistant?
1. Upptäck Outlook Scheduling Assistant
- I Syn, klick Kalender längst ned till vänster på skärmen.
- Från Fliken Hem, längst upp till vänster på skärmen, klicka på Ny mötesikon.
- Välj Nytt möte från listrutan.
- Nästa fönster visas. Från Mötesflik, Välj Schemaläggningsassistent.
- Nu är det dags att ange en beskrivning av mötet i Titeltextruta.
- I Obligatorisk textruta, gå in i e-postadress av varje deltagare som krävs för att delta i mötet.
- I Outlook 2016 och 2013 istället anger du deltagare i Till fältet och den konferensrum du vill boka under Resursfält.
- Ange också Start och Slutstider. Från Föreslagen tidslista, välj önskad tid eller justera tid och datum för att hitta en tid som passar alla.
- I Plats textruta, gå in i adress eller rumsnummerdär mötet kommer att hållas.
- Upp nästa, i Meddelandefält, ange någon anteckningar dina deltagare kommer att behöva veta innan mötet speciella instruktioner eller den Dagordning.
- När du är klar med att ställa in mötet klickar du på Skicka.
Notera: När du skickar en mötesinbjudan i Outlook innehåller inbjudan en begäran om svar och ger mottagaren möjlighet att föreslå en ny tid för mötet.
2. Hur kan jag exportera Outlook Scheduling Assistant till Excel?
- Öppna Syn och gå till Fil.
- Gå till Öppna och importera och den Importera / exportera guiden kommer öppna.
- Välj Exportera till en fil.
- Klick Nästa att fortsätta.
- I Exportera till en fildialog, Välj Kommaseparerade värden.
- Klicka sedan Nästa.
- Välj nu Kalender från Outlook-datafil.
- Klick Nästa en gång till.
- När Exportera till en fildialog visas, klicka på Bläddra-knapp. Här kan du välja filens destination.
- Välj den destination där filen kan sparas. Namnge filen och klicka OK för att stänga dialogen.
- När Exportera till en fildialog visas igen, slå Nästa att fortsätta.
- Klicka sedan Avsluta för att exportera din Outlook-kalender.
- Outlook exporterar den angivna kalendern som en CSV-fil. Öppna den med Microsoft Excel och spara sedan filen som arbetsbok.
Om du letar efter ett sätt att dela din Outlook Scheduling Assistant med andra kan du exportera din kalender till Excel och sedan importera den till andras Outlook-kalendermapp genom att följa stegen ovan.
3. Hur kan jag ställa in en tidszon för ett möte eller möte i Outlook?
Observera att när du skapar sådana nya möten eller möten använder Outlook standardtidszonen i dina Outlook-inställningar för Kalender. Detta betyder inte att du inte kan ange en annan tidszon för en händelse när du skapar den.
För att visa Tidszonväljare, på antingen Fliken Arrangörsmöte eller den Tidsbokningsflik, klick Tidszoner. Där anger du den exakta tidszonen för händelsen.
Om äldre versioner för Outlook för Mac bara kan visa två tidszoner kan i den senaste versionen av Outlook för Mac för Office 365 och Outlook 2019 inte mindre än tre separata tidszoner visas i kalendern.
Vill du ladda ner Outlook-kalendrar? Ta reda på hur det görs här!
Den här artikeln visade dig hur du använder Outlook Scheduling Assistant, exporterar den till Excel och ställer in tidszonen för ett möte eller möte i Outlook. Lätt, rätt?
Kom bara ihåg att instruktionerna gäller Outlook för Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 och Outlook 2013.
LÄS NÄSTA:
- Hur man konverterar Outlook-e-post till Thunderbird eller Yahoo
- Hur man enkelt konverterar en Microsoft Outlook PST-fil till OST
- Ladda ner Outlook Web App för iPhone, iPad
- Outlook-guider
